Adatvédelmi tájékoztató

Cégünk nagy hangsúlyt fektet adatainak védelmére, melynek mikéntjéről az alábbiakban talál információt. Ezúton szeretnénk megköszönni megtisztelő bizalmát, mellyel szolgáltatásunkat igénybe veszi. A ránk bízott adatokat bizalmasan kezeljük és gondoskodunk személyes adatainak védelméről. Jelen dokumentumban részletesen leírjuk, hogy miként tesszük ezt, valamint lehetőséget adunk a személyes kapcsolatfelvételre és örömmel válaszolunk feltett kérdéseikre.

Cégünk szálláshely szolgáltatással foglalkozik, apartmanokat ad ki rövid távra és számos turisztikai szolgáltatást közvetít vendégeink számára.

A szálláshely foglalások nagy része ún. szálláshely közvetítő oldalon keresztül érkezik be hozzánk, akik a foglalásokkal a vendégek személyes adatait is továbbítják felénk, érzékeny adatokat is érintve, mint például a bankkártya adatai. A közvetítő oldalakon keresztül érkező foglalások esetében cégünk adatfeldolgozónak minősül, vagyis nincs közvetlen hatásunk az adatok kezelésére (nem tudjuk módosítani, sem pedig törölni őket). A közvetített adatok esetén adatfeldolgozói minőségünkben mindent megteszünk az adatbiztonság érdekében. Amennyiben kérdése van a feldolgozott adatokkal kapcsolatban, úgy írjon a dataprotectionoffice@senatorbudapest.com címre, ahol haladéktalanul választ adunk kérdéseire. Amennyiben módosítani, törölni szeretné ezen adatokat, úgy az adatkezelőhöz szükséges fordulnia, vagyis ahhoz a szállásközvetítő oldalhoz, ahol lefoglalta szállását.

Ha Ön weboldalunkon kereszül, esetleg e-mailben, telefonon, vagy akár személyesen jelzi foglalási szándékát (direkt foglalás), úgy cégünk az Ön által megadott adatokat immáron adatkezelői minőségben is bizalmasan kezeli és nagy hangsúlyt fektet az adatbiztonságra. Direkt foglalás esetén nem adjuk ki adatait harmadik személynek, leszámítva a hatósági megkereséseket és a törvényi kötelezettségeink teljesítéséből fakadó adattovábbítási eseteket.

Az Adatvédelmi irányelveket időnként módosíthatjuk. Ha fontos Önnek a személyes adatai védelme, kérjük, rendszeresen nézze ezt az oldalt, hogy pontosan tisztában legyen a feltételeivel. Ha módosítjuk az Adatvédelmi irányelveket, amely kihatással lesz Önre (például ha a személyes adatait más célokból kívánjuk kezelni, mint arról korábban tájékoztattuk Önt a jelen Adatvédelmi irányelvekben), akkor az új tevékenységek megkezdése előtt értesíteni fogjuk eme változásokról.

Amennyiben nem ért egyet Adatvédelmi Irányelveinkkel, arra kérjük, ne használja szolgáltatásainkat, hiszen nem szeretnénk semmilyen módon sérteni az Ön személyes adatai védelméhez kapcsolódó jogát. Bízunk benne, hogy részletes adatvédelmi tájékoztatásunk megfelelő bizalmat ébreszt szolgáltatásaink örömteli igénybevételében.

Szolgáltatásunk nyújtásához elengedhetetlen, hogy Ön személyes adatokat osszon meg velünk. A legtöbbször alapvető személyes adatok kerülnek megosztásra velünk, mint név, cím, kapcsolattartási adatok, fizetésre vonatkozó adatok. Előfordulhat azonban, hogy utazásával kapcsolatban preferenciái szerint, vagy bizonyos kényszerítő körülmények okán más típusú adatokat is megoszt velünk. Ilyen lehet például egészségügyi állapotra vonatkozó adat (kerekesszékes, mozgáskorlátozott, fogyatékkal élő vendég) vagy más érzékeny adat, amelynek ismeretében segítséget nyújthatunk vendégeink részére. Ezen adatokat szintén bizalmasan kezeljük és fokozott figyelmet fordítunk az adatok kezelésére. A szolgáltatásnyújtás során az adatok kezelésére legtöbbször a jogos érdek (szolgáltatás nyújtása más módon nem lehetséges), vagy az érintett kifejezett hozzájárulása biztosítja a jogalapot.

Az alábbiakban részletesen leírjuk, hogy melyek azok a minimális adatszolgáltatási kötelezettségek, amelyek mellett a szolgáltatás nyújtása részünkről biztosítható.

Az ajánlat elfogadása után foglalás véglegesítéséhez a következő adatokat kérjük be leendő vendégeinktől: név, e-mailcím, telefonszám, bankkártya adatok (bankkártya szám, lejárati dátum, CVV kód). Ezen adatok tekintetében adatkezelők vagyunk.

A kulcs átvételéhez és a szállás elfoglalásához a helyi önkormányzat rendelete alapján adatfeldolgozói jogkörben a következő adatokat kérjük megadni:

Név, cím, személyi igazolvány/útlevél száma, nemzetiség, születési helye és ideje, édesanyja neve, érkezés és távozás dátuma.

Ezen adatokat jogszabályi kötelezettségünknek eleget téve minden hónapban továbbítjuk az önkormányzati hatóság felé. A hatóság által kért adatok tekintetében nincs lehetőség az adatok törlésére.

A kulcs átvételéhez és a szállás elfoglalásához a szerződés teljesítése érdekében, a hatóság által kért adatokon kívül a következő adatokat kezeljük: Telefonszám, e-mail cím, gépkocsi rendszáma, átadott kulcsok száma, szobaszám, bankkártya száma, bankkártya lejárati dátuma.

Bizonyos adatok tekintetében Önnek joga van kérni a törlést. Ezek azok az adatok, amelyek kívül esnek a jogszabályi előírások által kötelezően megőrzendő adatok körén. Ilyen például az e-mail cím, vagy a bankkártya adatai.

A szerződés megszűnése esetén a személyes adatok, különösen a bankkártya adatok törlésre kerülnek, amennyiben további igény, illetve jogi érdek a felek között már nem áll fenn. Jogi érdek a bizonylatolási kötelezettség körében merül fel, amely szűkíti a rendszerből törölhető adatok körét.

Technikai probléma felmerülése esetén kerül sor a vendég nyilatkozatának bekérésére, hogy engedélyezi a Társaság számára a bankkártya terhelését távollétében is POS terminal segítségével. A fizetés meghiúsulása esetén kerülhet sor ilyen nyilatkozat bekérésére a fizetési kötelezettség biztosítása érdekében.

A vendégkezelés során az esetleges panaszok kezeléséhez szükséges személyes adatok felvétele is, úgy mint a vendég neve, igazolványának a száma, foglalási szám, apartman száma, a panaszra okot adó esemény ideje és a panasz leírása.

Az itt megadott adatok célja a vendég beazonosítása és a hatékony panaszkezelés elősegítése, illetve az esetleges kompenzációk megalapozása. A jogi érdek megszűnése esetén ezen adatok kezelése megszűnik és az adatokat töröljük rendszerünkből azon adatok kivételével, amelyek megőrzését a bizonylatolási kötelezettség megköveteli.

Amennyiben a vendég az eredetileg kiosztott lakásból költözni kényszerül, illetve azt igényli és ez lehetséges is, úgy erre egy nyilatkozat alapján kerülhet sor, amelyen feljegyzésre kerülnek a költözés ténye mellett az azonosításhoz szükséges személyes adatok is. Ezen adatok körét képezi a vendég neve, foglalási szám, apartman száma, a költözésre okot adó körülmény bekövetkezésének, illetve észlelésének időpontja, valamint a körülmények feljegyzése.

A jogos érdek megszűnése esetén az adatok haladéktalanul törlésre kerülnek a rendszerből.

A szerződés teljesítése során előfordul, hogy a vendég kárt okoz az apartmanban, vagy annak berendezési tárgyaiban. Ekkor a vendég szerződésen kívüli károkozásért felel és a károkozásról jegyzőkönyvet veszünk fel, mely tartalmazza a vendég személyes adatait is. Ezen adatok a vendég neve, foglalási szám, apartman kódja, károkozás időpontja, valamint a károkozás leírása.

A Társaság bizonylatolási kötelezettsége miatt nem törölhetők a jegyzőkönyben feltüntetett adatok a rendszerből. A jogszabályban feltüntetett ideig ezeket meg kell őrizni.

Átutalás szükségessége esetén az ügyfélnek a banki adatait is meg kell adni, úgy mint a bankszámlaszámát (IBAN), SWIFT kódot, bankja nevét és címét. Ezen adatokat a pénzügyi osztályunk munkatársai dolgozzák fel és teljesítik a tranzakciót.

Amennyiben a vendég számlájára pénzátutalást kell teljesíteni, úgy a recepció továbbítja a pénzügyi osztály felé a vendég nevét, e-mail címét és az átutalandó összeget. A pénzügyi osztály munkatársa e-mailben felkeresi a vendéget és bekéri tőle az átutalás teljesítéséhez szükséges adatokat. Az érintett hozzájárulására itt nincs szükség, hiszen az átutalás megtörténtéhez és annak bizonylatolásához jogi érdek fűződik. A hozzáférők köre: pénzügyi osztályunk munkatársai.

A hotel széfszolgáltatásának biztosítása érdekében a vendég kérelmére tárgyait, értékeit elhelyezheti a recepción, a tárgyak és értékek pontos jegyzőkönyvezése mellett, valamint a vendég azonosítására alkalmas adatok átadása mellett. A jogos érdek megszűnésével az adatok haladéktalanul törlésre kerülnek.

1.) Szálláshely foglalása: Főszolgáltatásunk nyújtása során szükség van személyes adatainak összegyűjtésére és kezelésére.

2.) Ügyfélszolgálat: Szolgáltatásaink nyújtása során Ön bármikor fordulhat ügyfélszolgálatunkhoz. Cégünk csak akkor tud segítséget nyújtani, ha be tudjuk azonosítani személyes adatai alapján és foglalási adatait összekapcsoljuk az Ön kilétével.

3.) Önnel való kommunikáció: Lehetnek más esetek is, amikor felvesszük Önnel a kapcsolatot. Ez történhet e-mailben, postán, telefonon vagy SMS-ben – a választott módszer attól függ, hogy Ön korábban milyen kapcsolattartási adatokat adott meg. Az Öntől érkező kommunikációt feldolgozzuk.

4.) Szolgáltatásaink fejlesztése: A személyes adatokat elemzési célokból is felhasználhatjuk. Ezzel arra törekszünk, hogy fejlesszünk szolgáltatásainkat és javítsuk a felhasználói élményt, de azt a célt is szolgálja, hogy teszteljük a szolgáltatást és elhárítsuk annak hibáit, valamint javítsuk az online szállásfoglalási folyamat minőségét és funkcióit.

5.) Vendégértékelések és más, úti célokkal kapcsolatos információ: Szálláshely szolgáltatásunk alatt vagy azt követően felkérhetjük, hogy készítsen értékelést. Lehetővé tehetjük az Önnel együtt utazóknak illetve azok számára is, akiknek a nevében Ön foglalt, hogy írjanak értékelést.

6.) Törvényileg előírt okok: Emellett néhány esetben jogi viták kezeléséhez és megoldásához is szükségünk lehet az Ön adataira. Ezek az esetek lehetnek például jogviták, törvényi és szabályozó szervek általi vizsgálatok, a Senator Apartments Kft. szolgáltatása felhasználási feltételeinek betartatására, vagy a bűnüldöző szervektől érkező megkeresések teljesítése céljából.

A személyes adatok megadása a Senator Apartments Kft. részére önkéntes. Azonban az igénybe kívánt venni szolgáltatás fajtájától függően, az adott szolgáltatást csak abban az esetben nyújthatjuk, ha ehhez meghatározott személyes adatokat gyűjtünk. Például nem tudjuk teljesíteni a szálláshely-szolgáltatást, ha nem rögzítjük az Ön nevét és elérhetőségeit.

Ha a személyes adatait automatikusan dolgozzuk fel, aminek Önre nézve jogi vagy más, jelentős következményei lesznek, megtesszük a megfelelő intézkedéseket a jogai megvédése érdekében. Ilyen lépés lehet az automatizmus megszakítása.

A szálláshely foglalása és ügyfélszolgálati szolgáltatásunk nyújtása során cégünk
arra a jogalapra támaszkodik, hogy a személyes adatok kezelése a szerződés teljesítése miatt szükséges. A szükséges személyes adatok szolgáltatása elmulasztása esetén a Senator Apartments Kft. nem tudja véglegesíteni szálláshely foglalását, és nem tudunk ügyfélszolgálati támogatást sem nyújtani.

Az Önnel való kommunikáció, szolgáltatásaink fejlesztése, valamint vendégértékelések írására való felkérésünk esetén cégünk a jogos kereskedelmi üzleti érdekeinek jogalapjára támaszkodik, a szolgáltatásainak nyújtása, a csalások megelőzése és a szolgáltatások színvonalának emelése céljából. Amikor a személyes adatok felhasználása a Senator Apartments Kft. vagy egy harmadik fél jogos érdekei érvényesítése céljából szükséges cégünk minden esetben mérlegeli az Ön személyes adatai védelmére vonatozó jogait és érdekeit a Senator Apartments Kft. vagy valamely harmadik fél jogaival és érdekeivel szemben.

A törvényileg előírt okokból történő adatkezelés jogalapja a jogszabályokból fakad (pl. számlák adatainak megőrzése, idegenforgalmi adó megállapítása érdekében tett adatszolgáltatás az önkormányzati hatóság felé).

Vendégeink adatait bizalmasan kezeljük és csak a jogszabályi kötelezettségek teljesítése okán továbbítjuk őket hatóságok és kormányzati szervek, valamint könyvelő partnerünk felé.

Az Ön kérelmére, természetesen továbbítjuk adatait az Ön által kívánt személyhez.

Nézzük részletesen, hogy milyen esetekben történik adattovábbítás cégünknél. Bizonyos körülmények között harmadik felekkel is megosztjuk a személyes adatait.

1.) Senator Apartments Kft. egyes szervezeti egységei: ahhoz, hogy teljesíteni tudjuk az Önnel kötött szerződéseinket, személyes adatai továbbításra kerülhetnek a feladat elvégzéséhez kijelölt szervezeti egységünk felé. Az adattovábbítás kizárólag célhoz kötötten és az adott feladatra vonatkozó szükséges mértékben kerülnek továbbításra. Így például, pénzügyi osztályunk nem tudja megválaszolni az Ön foglalásával kapcsolatos kérdéseket, mindössze pénzügyi műveletek végzésére hivatott, a foglalási osztálytól továbbított információk alapján. Foglalással kapcsolatos kérdésekben a foglalási osztályunk kompetens. Esetleges pénzügyi, fizetési kérdéseit (pl. Hogy beérkezett-e az utalás) akkor tudja megválaszolni a foglalási osztály, ha írásban megkeresi a pénzügyi osztályunkat és továbbítja számukra a kérdés megválaszolásához szükséges személyes adatait. Amennyiben kérdése lenne adatainak kezelésével, továbbításával kapcsolatban, vegye fel a kapcsolatot adatvédelmi tisztviselőnkkel a következő e-mail címen keresztül: dataprotectionoffice@senatorbudapest.com

2.) Szolgáltatók (harmadik felek): Az adatai feldolgozásához harmadik feleket is használunk. Könyvelő partnerünk számára elküldjük az Ön személyes adatait is tartalmazó számlákat és azok megőrzésre kerülnek. A harmadik fél szolgáltatókat is köti a titoktartás, és a Senator Apartments Kft. által megadottakon kívül semmi más céllal nem használhatják fel az Ön adatait.

3.) Fizetési szolgáltatók és (más) pénzügyi intézmények: Ha Ön vagy a fizetéshez használt hitelkártya tulajdonosa pénzvisszatérítést kér cégünktől, bizonyos foglalási adatokat meg kell osztanunk a fizetési szolgáltatóval és az adott pénzügyi intézménnyel a visszatérítés lebonyolításához. Ilyen adat lehet többek között a foglalási visszaigazolás vagy az IP cím, amiről a foglalás érkezett. További információkat is megoszthatunk pénzügyi intézményekkel, amennyiben ez csalások felderítése vagy megelőzése céljából feltétlenül szükséges.

4.) Megfelelő jogkörrel rendelkező hatóságok: Személyes adatait megoszthatjuk rendészeti szervekkel, amennyiben ezt a törvény előírja egyes bűnesetek és csalások megelőzéséhez, felderítéséhez, illetve büntetőeljárás lefolytatásához, vagy más jogszabályi kötelezettség előírja ezt. Jogaink és tulajdonunk, illetve üzleti partnereink jogai és tulajdonai védelme érdekében további személyes adatokat is megoszthatunk a megfelelő jogkörrel rendelkező hatóságokkal.

5.) Kommunikáció a vendég és a szálláshely szolgáltató között: Az Önnel folytatott levelezések adatait megőrizzük, amíg a megkeresésével, foglalásával kapcsolatos jogi érdek fennáll. Ön az általunk kezelt adatokról, levelezésekről tájékoztatást kérhet, valamint kérheti adatainak törlését a rendszerünkből, amennyiben adatmegőrzést igénylő jogos érdek nem áll fenn.

Megfelelő intézkedéseket teszünk annak érdekében, hogy illetéktelenek ne juthassanak hozzá és ne használhassák fel a személyes adatait.

Megfelelő rendszereket és intézkedéseket használunk annak érdekében, hogy megvédjük a személyes adatokat, melyeket Ön a rendelkezésünkre bocsátott. Biztonsági intézkedések és technikai, valamint fizikai korlátozások vannak érvényben nálunk azt elősegítendő, hogy a szervereinken a személyes adatok ne legyenek hozzáférhetőek. Kizárólag az arra jogosult személyek használhatják fel a személyes adatokat olyan mértékben, ahogyan az a munkájukhoz szükséges.

Személyes adatait mindaddig megőrizzük, amíg azokat szükségesnek ítéljük ahhoz, hogy lehetővé tegyük Ön számára a szolgáltatásaink használatát, hogy Önnek nyújtani tudjuk a szolgáltatásinkat az alkalmazandó jogszabályoknak való megfelelés céljából, jogviták bármely féllel történő rendezése érdekében, és egyébként amennyiben szükséges az üzleti tevékenységünk folytatásához, beleértve a csalások egyéb jogellenes tevékenységek felderítését és megakadályozását. Minden általunk megőrzésre kerülő adat kezelésére a jelen Adatkezelési irányelvek hatálya kiterjed ki. Ha kérdése van bizonyos meghatározott adatmegőrzési időszakra vonatkozóan az Önről gyűjtött személyes adatai kezeléséről, kérjük, forduljon hozzánk az alább megadott elérhetőségek útján.

Személyes adatainak kezeléséről bizonyos esetekben lehetősége van dönteni.

1.) kérheti, hogy adjuk ki az általunk tárolt személyes adatainak másolatát;

2.) jelezheti felénk, ha bármilyen változás történt a személyes adataiban, és kérhet minket, hogy javítsunk ki bármely általunk tárolt téves adatot Önről (a lentieknek megfelelően ilyen változtatásokat Ön is elvégezhet);

3.) bizonyos esetekben kérheti, hogy töröljük, blokkoljuk vagy korlátozzuk a személyes adatait, illetve azok feldolgozását, vagy ellenezheti a személyes adatai felhasználásának egyes módjait; illetve

4.) bizonyos esetekben kérheti, hogy küldjük tovább az általunk tárolt személyes adatait egy harmadik félnek.

Amikor a személyes adatai felhasználásának előfeltétele az Ön beleegyezése, a hatályos törvényekkel összhangban ezt a beleegyezést bármikor visszavonhatja. Ezenkívül, amikor jogos érdekekre vagy közérdekekre alapozva dolgozzuk fel a személyes adatait, mindig lehetősége van az adatok ilyen jellegű felhasználását ellenezni, a hatályos törvényekkel összhangban.

Számítunk az Ön segítségére abban, hogy az általunk tárolt személyes adatai teljesek, pontosak és naprakészek legyenek. Kérjük, jelezze haladéktalanul, ha bármely személyes adata téves vagy pontatlan, lépjen velünk kapcsolatba.

A jelen Adatvédelmi irányelvekkel kapcsolatos kérelmeivel, valamint bármely joga gyakorlásával összefüggésben, vagy ha panasza van, kérjük lépjen kapcsolatba velünk az Adatvédelmi Tisztviselőnk útján a dataprotectionoffice@senatorbudapest.com címen keresztül. Ön jogosult továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (H-1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, Tel.: +36 1 391-14OO, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu) fordulni.

A weboldalunkon, illetve irodánkban (recepciónkon) megadott személyes adatok kezelését a Senator Apartments Kft. (H-1O61 Budapest, Paulay Ede u. 3-5) végzi az Adatvédelmi Irányelveknek megfelelően.

Amennyiben kérdése van az Adatvédelmi nyilatkozatról vagy a személyes adatok felhasználásáról, írjon adatvédelmi tisztviselőnknek a dataprotectionoffice@senatorbudapest.com címre.